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常有人問吉米,自助旅行用什麼來規畫行程跟記錄旅行支出好呢?其實吉米最推薦的就是用大家再熟悉也不過的Microsoft Office啦!我想大家從學生時代一直到工作,應該都有用過Office吧!其實Office不是只能用來做報告跟辦公室應用,隨著雲端環境的成熟,現在的Office 365已經可以使用智慧型手機隨時雲端編輯文件還可以共享,所以非常適合用Word來編輯旅遊行程表,然後分享給同行的人,有修改的話,大家的行程表也一定是最新的,而且大家還可以共同記錄,行程結束就是一個非常完整的遊記啦!另外旅遊支出當然就是用Excel來記錄,還可以幫我們計算加總喔!訂閱Office 365服務還會贈送1TB的OneDrive雲端硬碟容量,行程中不但可以隨時上傳照片備份,事後也可以將拍攝的照片傳到OneDrive共享,真的是非常好用耶!趕緊來看看吉米的分享啦!

先來看看目前Office 365的方案,吉米很推薦家用版五個授權的方案,吉米自己目前也是購買這個方案,因為目前這方案每個授權還贈送1TB的雲端硬碟容量,很多雲端硬碟服務一年1TB就要3300元台幣了,但Office 365五個授權是有五個1TB的雲端硬碟,而且才3190元台幣,等於一個人才600多元,你可以把這當成買雲端硬碟送免費的Word、Excel、PowerPoint啊!而且可以隨時更新到最新版,真的很划算,建議大家不要再用那種不明來源的免費快樂版了,不只不能更新,而且常有中毒的風險,損失的絕對不只一年600元!其實就算是單一授權版一年2190元也是很划算啦!

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而且現在大家除了電腦外,一定還有很不少行動裝置像是平板電腦、智慧型手機等等,那Office 365的每個授權,還可以在平板電腦及智慧型手機使用編輯功能喔!真的是超級好用的!

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吉米從2014年就開始訂閱到現在 

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家用版可以安裝五台PC或MAC,簡單來說就是桌上型電腦或筆電可以裝五台啦!所以像吉米有一台MAC及一台Windows筆電、髣髣有一台MAC,這樣我們就是兩人裝了三台這樣,算了算真的還是家用版五人授權的划算多了!

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還可以管理授權者及安裝數

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以前MAC版Office 2011介面跟Windows版的有點不太一樣,但現在最新的MAC版的Office 2016介面已經跟Windows版的一樣囉!訂閱Office 365的好處就是隨時可以更新到最新版,若以前是買單機版的就無法更新到2016版的囉!所以說【時代在變、習慣要改啦!】現在吉米是建議用訂閱的方式,還多了OneDrive可以用!

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旅遊前

你可以依照過去的習慣使用Office程式,但現在也可以直接使用Office的雲端APP線上編輯囉!

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線上版App目前跟電腦版也是一樣的,但好處就是編輯完就儲存在OneDrive雲端硬碟裡了!若要換台電腦或是要用平板電腦、智慧型手機使用或編輯,不用像過去還要存到隨身碟或是寄email之類,只要直接登入就可以打開,而且文件版本還是一致的,不會發生就版本文件去覆蓋到新版本文件的慘事,也不用擔心若檔案放在隨身碟裡會有遺失不見或損壞的問題!真的是安心多了!使用Word規劃行程、Checklist,並存放在OneDrive裡!

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另一個好處就是還可以開共享、共同編輯功能,這樣就可以共用甚至一起編輯同份文件!時間真是節省了不少!

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而且OneDrive除了是雲端硬碟外,還可以安裝桌面版程式,這樣電腦裡就會有個OneDrive資料夾,會跟雲端的文件同步喔!

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重要旅遊文件可放一份電子檔在OneDrive:比如護照、駕照、住宿憑證...,這樣出國時,若需要這些文件,隨時可以取用印出,住宿憑證等等也不用全部印出來!

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旅遊時

只要手機安裝Office相關軟體並登入,就可以直接查看編輯文件啦!

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除了可以查看外,還可以編輯甚至隨時用手機拍照並插入圖片喔!所以原本的行程表就可以一邊編輯變成遊記啦!還可以開放共用,可以與同行朋友一起紀錄同一份文件!

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地址可複製用來地圖搜尋,因為像出國旅行有些地方的地址並不一定是英文,我們也打不出來,所以先把非中文非英文的地址先放在行程表中會比較好;另外若文件裡有網址,也可以直接點擊並開啟瀏覽器,因此若行程表中有要插入官網或是部落客文章就很方便,不用把整篇部落客的文章全部放到行程表中,只要放網址就好

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行程中的各項支出,可以放行程表中也可以使用Excel來記錄,這樣就可以直接加總出所有的支出!

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隨時在手機上就可以用Excel 進行記錄,可以分頁籤進行分類紀錄,還可以即時加總,這樣就可以完全掌控預算不超支啦!

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現在智慧型手機已經是大部分的旅遊拍攝紀錄工具了,所以可以一邊拍攝一邊使用OneDrive相機上傳功能來備份手機照片到雲端,這樣就不用擔心萬一手機遺失或是損壞而導致相片不見啦!所以說1TB的容量很重要,而且像吉米爸跟吉米媽雖然現在已經退休比較少使用Office,但買Office 365家用版,就可以給他們各1TB的雲端空間來備份生活照喔!

 

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旅遊後

持續記錄的Word檔就是遊記啦!也可以用來進行部落格撰寫

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相機所拍的照片,可以整理後上傳OneDrive,可隨時取用及分享,所以吉米就整理了不少照片放在OneDrive,可以分享給同行友人,甚至若要舉辦旅遊分享會,直接這樣打開照片並投影到電視或投影機也可以直接分享喔!

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而且還支援RAW檔,真的是太厲害了!

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還可以用Excel 查看及結算各項旅遊支出:以前可能要保留一大堆單據,回國後再一一計算,但現在在旅途中都已經用手機版Excel隨時記錄,所以現在回國後只要打開檔案就可以看到所有的支出啦!

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最後就是使用PowerPoint來製作旅遊簡報分享啦!我想大家對於PowerPoint再也熟悉不過了,要製作旅遊簡報也不用去使用一些介面看起來差很多的相容性軟體,直接用PowerPoint就好啦!而且用相容性軟體製作的簡報,常常到其他台電腦時要使用播放時,格式就是會跑掉,這樣精心製作的分享簡報真的是付諸流水!

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所有檔案只要存在電腦裡的OneDrive資料夾,都會跟雲端的OneDrive同步,再也不用存在隨身碟裡那樣擔心遺失、損壞,或是要去做簡報時隨身碟忘了帶等等,只要有網路,到哪都可以叫出檔案開啟使用!

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對照以前自助旅行時,行程表用的是單機版Office,無雲端檢視編輯及共用功能,都是列印出來,實際使用時非常不方便,改行程可能要一一通知同行者,要做筆記也有限,也不能即時拍照放圖片,然後還不防水會變爛,現在只要用防水手機就變成防水地圖及防水行程表啦!只能說科技的演變真的非常大,真的太方便啦!

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整體來說,Office 真是資訊時代一直以來的好朋友,尤其現在進化到Office 365,加上雲端同步、共享等等功能,也支援一個授權多裝置使用,真的是太好用了!價格上也是非常合理!雖然說有很多相容程式或APP,但畢竟他們還是無法百分之百相容,往往會造成使用上的困擾,比如寄檔案給其他人時,格式都跑掉了,甚至文字不顯示,還是用Office的原生Word、 Excel、PowerPoint,格式才會完全正確,影響的工作效率及浪費的時間成本,絕對不只直接訂閱Office 365的費用!大家可能沒有去算到時間可是最大的成本啊!其實你只要找五個親朋好友一起訂閱Office 365家用版,爸爸媽媽、兄弟姊妹、夫妻,隨便也五個人吧?,這樣一人一年才600多台幣,但確能合法無限制的使用全套Office軟體,能保持版本都在最新狀態,還能電腦、平板、手機等多裝置同時同步使用,每人還有1TB的OneDrive雲端硬碟可用,也沒有相容性的問題,這怎麼算都划算,其實吉米從大學就開始幫很多人組裝電腦,過去就讓它過去,現在不要再問說有沒有免費的Office了!去下載那種免費的很容易有中毒的風險,耗費的成本真的是非常巨大,所以說吉米推薦目前最佳文書處理及雲端共用方案就是Office 365啦!

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